Керчь
город-герой

  • Город герой
    Город-герой — высшая степень отличия, которой удостоены двенадцать городов Советского Союза, прославившихся своей героической обороной во время Великой Отечественной войны 1941—1945.
  • Ленина
    Орден Ленина - за исключительные достижения и особо выдающиеся заслуги.
  • Отечественной войны
    Орден Отечественной войны - за проявленную в боях за Советскую Родину храбрость, стойкость и мужество.

Порядок приема и рассмотрения обращений


ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КЕРЧИ

В администрации в соответствии с законодательством рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, относящимся к их компетенции.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется главой администрации, его заместителями, руководителем аппарата администрации и уполномоченными должностными лицами администрации.

Обращения граждан поступают в письменной, устной или в электронной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы.

Отдел писем и приема граждан управления по вопросам делопроизводства, контроля, информатизации и обращения граждан (далее - отдел писем и приема граждан) ежеквартально и по итогам года готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан.

Прием и регистрация поступающих обращений

Обращения граждан, поступившие по почте, вскрываются в общем отделе управления по вопросам делопроизводства, контроля, информатизации и обращения граждан администрации города Керчи, и передаются в отдел писем и приема граждан.

Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе писем и приема граждан. Работники отдела проверяют наличие приложений, уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, адрес. Отдел писем и приема граждан за приложенные к обращениям документы после передачи исполнителю ответственности не несет. Письменное обращение должно содержать личную подпись автора (авторов) обращения и дату. По просьбе обратившегося гражданина ему на копиях или вторых экземплярах принятых обращений ставится штамп и дата с подписью о получении.

Гражданин также может оставить свое обращение в ящике для обращений граждан, находящийся на 1-м этаже в здании администрации, из которого выемка всех обращений осуществляется работником отдела писем и приема граждан ежедневно.

Все обращения граждан, поступившие непосредственно главе администрации, их заместителям без регистрации, должны быть переданы в отдел писем и приема граждан для регистрации.

Поступившие обращения граждан в отдел писем и приема граждан регистрируются в течение трех дней. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп отдела писем и приема граждан, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Централизованный учет, регистрацию обращений осуществляет отдел писем и приема граждан в регистрационно-контрольной карточке в специальной автоматизированной компьютерной программе.

При поступлении обращений, поступивших из вышестоящих организаций, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой «Вышестоящее».

При поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке указывается пометка «Повторно». Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

При регистрации коллективных обращений (2-х и более заявителей) в регистрационно-контрольную карточку вносится тот заявитель, в адрес которого просят направить ответ или первый по списку, и  делается пометка «Коллективное».

Письменные и электронные обращения должны содержать фамилию, имя, отчество (последнее- при наличии) автора (авторов) обращения, почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ (уведомление) в письменной или электронной форме. Обращения, поступившие в адрес главы администрации в электронной форме, рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком. Обращения, в которых указан только Е-mail адрес без указания обязательных реквизитов (Ф.И.О., почтовый адрес), списываются в дело, за исключением тех, в которых изложена особо важная информация.

Анонимные письменные обращения гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося, рассмотрению не подлежат, а списываются в дело главой администрации, его заместителями и руководителем аппарата администрации. Если анонимные письма содержат сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Принимаются к сведению и подлежат списанию в дело с уведомлением заявителя о принятии к сведению изложенной им информации следующие обращения:

не предполагающие ответа;

не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

не содержащие сведения о нарушенном праве гражданина, основанных на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства;

не содержащие новой информации по вопросам, ранее уже поднятым этим автором, которые решены или не требуют дополнительного рассмотрения.

Заявления граждан о предоставлении муниципальных услуг регистрируются в отраслевых органах администрации в соответствии с административным регламентом по предоставлению соответствующей муниципальной услуги.

 

Направление обращения на рассмотрение

Зарегистрированные обращения, исходя исключительно из его содержания, передаются на рассмотрение главе администрации, его заместителям, руководителю аппарата администрации согласно распределению их должностных обязанностей.

Зарегистрированные обращения, поступившие из вышестоящих организаций, передаются на рассмотрение главе администрации.

Указание об исполнении обращений граждан дается в форме резолюции, где указывается фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

В случае доклада главе администрации готовится проект резолюции начальником отдела писем и приема граждан, при необходимости глава администрации дополняет или корректирует резолюцию.

В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору обращения осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители не позднее семи дней до конца срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы у заявителя.

В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по компетенции, он в двухдневный срок возвращает это обращение в отдел писем и приема граждан, указывает при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

Весь ход рассмотрения обращения с записью поручений руководства заносится в регистрационно-контрольную карточку в автоматизированную компьютерную программу.

Не разрешается передавать обращения из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел писем и приема граждан.

Обращения с резолюциями регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в общий отдел управления по вопросам делопроизводства, контроля, информатизации и обращения граждан администрации города Керчи для отправки исполнителям.

Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.

На обращения, не содержащие жалоб, конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

В случае, если обращение одного и того же лица и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае, если заявитель продолжает обращаться в администрацию с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, главой администрации, его заместителями, руководителем аппарата администрации может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

Не подлежат рассмотрению обращения граждан, в которых обжалуется судебное решение. В этом случае в течение семи дней со дня регистрации обращение возвращается гражданину, направившему это обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы и прокуратуру.

В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, направившему обращение сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи  не подлежат рассмотрению. При этом гражданину сообщается о недопустимости злоупотребления правом. В необходимых случаях такое обращение направляется в правоохранительные органы.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Сроки рассмотрения обращений граждан и требования к оформлению ответа

Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации обращения.

Письменное обращение или обращение в форме электронного документа, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения в письменной форме, если указан почтовый адрес, и в форме электронного документа, если указан адрес электронной почты.

При невозможности рассмотрения обращения в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения, подготовив ответ с указанием проделанной работы по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложениями по продлению срока рассмотрения. Продлить срок рассмотрения может должностное лицо, которое его установило, но не более, чем на 30 дней. В этом случае заявителю направляется промежуточный ответ с указанием срока окончательного разрешения вопроса.

Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица администрации в пределах своей компетенции.

Ответы по исполнению поручений из структурных подразделений администрации поступают в отдел писем и приема граждан. В правом нижнем углу письма ставится штамп и делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения.

Подготовленные исполнителями ответы на обращение заявителя со всей перепиской и другими материалами передаются должностному лицу, давшему поручение.

Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ.

Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы.

Снять документы с контроля может должностное лицо, давшее контрольное поручение по обращению.

Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, возвращаются исполнителю для доработки.

О нарушениях сроков рассмотрения обращений граждан и об утрате исполнителем письменных обращений отдел писем и приема граждан информирует руководителя аппарата администрации или курирующего заместителя главы администрации для принятия мер.

Данные о списании документа в дело заносятся в регистрационно-контрольную карточку в автоматизированную базу данных  с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку «Дело».

Хранение архивных дел осуществляется в течение 5 лет с момента регистрации обращения в отделе писем и приема граждан. По истечении указанного срока дела уничтожаются на основании Инструкции по делопроизводству.

Организация личного приема граждан

Прием граждан в муниципальном образовании городской округ Керчь ведут глава администрации, их заместители, руководитель аппарата администрации и руководители структурных подразделений администрации согласно графику, утвержденному и главой администрации.

Глава администрации ведет прием один 2 раза в месяц, во второй и четвертый четверг месяца с 10.00 по предварительной записи, каб.102, ул. Кирова, 17. При необходимости может быть назначен дополнительный прием.

Запись на личный прием к главе администрации осуществляет начальник отдела писем и приема граждан при предоставлении заявителем документа, удостоверяющего его личность. Начальник отдела писем и приема граждан вправе уточнить и записать содержание вопроса, подлежащего для рассмотрения и выслушав посетителя, консультирует и разъясняет ему порядок решения его проблемы.

Если гражданин впервые обратился в администрацию  города, начальник отдела писем и приема граждан направляет его на личный прием к заместителю главы администрации в рамках его компетенции, в соответствии с поставленным заявителем вопросом.

В записи может быть отказано, если обратившийся гражданин находится в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, а также если не может сформулировать  вопросы по существу.

Начальник отдела писем предоставляет главе администрации список записавшихся граждан на прием и вопросы, по которым обратились граждане, а также их заместителям и руководителям структурных подразделений администрации для подготовки информации по существу поставленных вопросов.

При необходимости специалисты отдела писем и приема граждан могут запрашивать по вопросам заявителей дополнительную информацию в различных структурных подразделениях администрации, которые обязаны ее предоставить.

Личный прием граждан ведется в порядке очередности согласно предварительной записи. В день приема запись не производится.

Правом внеочередного приема пользуются инвалиды 1-й и 2-й групп, право первоочередного приема предоставлено Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы.

Во время приема в целях оперативного решения вопросов, поставленных в обращениях граждан присутствуют заместители главы администрации, руководители структурных подразделений, начальник отдела писем и приема граждан, а также могут быть приглашены руководители других организаций и учреждений.

На обращение заводится регистрационно-контрольная карточка с кратким содержанием. По итогам приема регистрационно-контрольные карточки с резолюциями через отдел писем и приема граждан передаются на рассмотрение исполнителям.

Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях должностными лицами даются поручения исполнителям подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Поручение фиксируется на регистрационной карточке должностными лицами администрации в ходе проведения приема.

Исполнители обязаны в 30-тидневный срок, исключая обращения, где указаны другие сроки, представить информацию о выполнении поручения с приема в отдел писем и приема граждан и подготовить ответ заявителю.

Заместители главы администрации ведут прием граждан дважды в месяц согласно графику, утвержденному главой администрации.

Работники отдела писем и приема граждан обязаны разъяснять гражданам порядок приема главой администрации и его заместителями.

Запись граждан на прием к заместителям главы администрации, исходя из их должностных обязанностей, осуществляют секретари на регистрационно-контрольные карточки.

Заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации ведут прием в своих рабочих кабинетах.

После приема карточки не позднее, чем на следующий день передаются в отдел писем и приема граждан для отправки на исполнение. Работники отдела писем и приема граждан контролируют исполнение поручений с личного приема граждан.

Графики приема граждан главой администрации, его заместителями,  руководителем аппарата администрации размещаются на информационном стенде в администрации и на официальном сайте администрации.

Неразглашение сведений, ставших известными при рассмотрении обращений граждан

Все работники структурных подразделений администрации города Керчи несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работающего лица. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.